Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Administrator prowadzi obiekt wypoczynkowy „Szept Polesia”, położony w miejscowości Grabniak.

2. Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem:

• pisemnie na adres: Grabniak 45F, 22-234 Grabniak,
• telefonicznie pod numerem: 602 278 480,
• za pośrednictwem poczty elektronicznej: mrokoszewski.imtel@gmail.com.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu dokonania rezerwacji oraz przebiegu pobytu Administrator może przetwarzać w szczególności:

1. imię i nazwisko;
2. numer telefonu;
3. adres poczty elektronicznej;
4. adres zamieszkania lub adres do wystawienia dokumentu księgowego;
5. dane niezbędne do wystawienia faktury lub rachunku;
6. informacje dotyczące terminu pobytu, liczby gości i wybranego domku;
7. informacje dotyczące dokonanych płatności;
8. treść korespondencji prowadzonej w związku z rezerwacją, pobytem, reklamacją lub zgłoszeniem szkody;
9. numer rejestracyjny pojazdu — jeżeli zostanie podany w związku z korzystaniem z parkingu;
10. dane dotyczące pozostałych gości — wyłącznie w zakresie, w jakim ich podanie jest konieczne do realizacji rezerwacji lub wynika z uzasadnionych potrzeb związanych z pobytem.

Administrator nie wymaga przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o stanie zdrowia, poglądach, wyznaniu lub pochodzeniu.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1) Obsługa zapytania i dokonanie rezerwacji

Dane są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia oferty,
• ustalenia terminu i warunków pobytu,
• przyjęcia oraz potwierdzenia rezerwacji.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy.

2) Realizacja usługi noclegowej

Dane są przetwarzane w celu:

• przygotowania i udostępnienia domku,
• kontaktowania się z Gościem przed pobytem i w jego trakcie,
• przekazania informacji organizacyjnych,
• rozliczenia pobytu,
• zapewnienia prawidłowej obsługi Gości.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy.

3) Realizacja obowiązków podatkowych i księgowych

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• wystawienia faktury, rachunku lub innego dokumentu księgowego,
• prowadzenia dokumentacji podatkowej i księgowej,
• wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

4) Obsługa reklamacji i zgłoszeń

Dane będą przetwarzane w celu przyjmowania i rozpatrywania reklamacji, zgłoszeń dotyczących pobytu, usterek, szkód lub jakości świadczonych usług.

Podstawą prawną jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie realizacji umowy,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — jeżeli rozpatrzenie reklamacji wynika z obowiązku prawnego,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — w zakresie prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na dokumentowaniu przebiegu sprawy i ochronie przed roszczeniami.

5) Dochodzenie roszczeń i ochrona mienia

Dane mogą być przetwarzane w celu:

• ustalenia odpowiedzialności za szkody,
• dochodzenia należności,
• obrony przed roszczeniami,
• dokumentowania naruszeń regulaminu,
• ochrony mienia i bezpieczeństwa Obiektu.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

6) Prowadzenie bieżącej korespondencji

Dane podane w wiadomościach telefonicznych, elektronicznych lub przesłanych za pośrednictwem portali rezerwacyjnych mogą być przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, zależnie od przedmiotu korespondencji.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w obsłudze Obiektu, w szczególności:

1. operatorom portali i systemów rezerwacyjnych;
2. operatorom płatności, bankom i instytucjom obsługującym płatności;
3. podmiotom świadczącym usługi księgowe lub podatkowe;
4. dostawcom poczty elektronicznej, hostingu, oprogramowania i innych usług informatycznych;
5. podmiotom świadczącym usługi prawne, windykacyjne lub ubezpieczeniowe;
6. osobom zajmującym się obsługą rezerwacji i Obiektu — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji pobytu;
7. organom administracji publicznej, sądom, policji i innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora mogą przetwarzać dane wyłącznie na podstawie odpowiednich umów, upoważnień lub przepisów prawa.

Portale rezerwacyjne mogą również przetwarzać dane jako niezależni administratorzy, zgodnie z własnymi regulaminami i politykami prywatności.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług poczty elektronicznej, systemów informatycznych lub międzynarodowych portali rezerwacyjnych dane mogą być przetwarzane przez dostawców posiadających infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W takim przypadku przekazanie danych odbywa się wyłącznie na podstawie instrumentów przewidzianych przez RODO, w szczególności:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych,
• standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
• innych zgodnych z prawem zabezpieczeń.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez portal rezerwacyjny lub operatora płatności dostępne są w polityce prywatności danego usługodawcy.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

1. przez okres niezbędny do obsługi zapytania oraz dokonania rezerwacji;
2. przez okres realizacji pobytu i rozliczenia usługi;
3. po zakończeniu pobytu — do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń związanych z rezerwacją, pobytem, płatnościami lub powstałymi szkodami;
4. w przypadku dokumentów księgowych i podatkowych — przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa;
5. w przypadku reklamacji — przez okres jej rozpatrywania, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
6. w przypadku korespondencji, która nie doprowadziła do dokonania rezerwacji — do czasu zakończenia sprawy oraz przez okres niezbędny do wykazania przebiegu korespondencji;
7. do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu — jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, chyba że istnieją nadrzędne podstawy do dalszego przetwarzania.

Po upływie odpowiednich okresów dane zostaną usunięte, zanonimizowane albo pozostawione wyłącznie w dokumentacji, której dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje — w przypadkach określonych w RODO — prawo do:

1. uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza jej dane osobowe;
2. dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
3. sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
4. żądania usunięcia danych;
5. żądania ograniczenia przetwarzania;
6. przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany;
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli osoba uzna, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu może podlegać ograniczeniom, jeżeli dalsze przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się bezpośrednio z Administratorem przy wykorzystaniu danych wskazanych w punkcie 2 klauzuli.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak dane niezbędne do przyjęcia i realizacji rezerwacji muszą zostać przekazane Administratorowi.

Niepodanie podstawowych danych kontaktowych lub informacji dotyczących rezerwacji może uniemożliwić:

• potwierdzenie rezerwacji,
• zawarcie umowy,
• skontaktowanie się z Gościem,
• realizację usługi noclegowej,
• wystawienie faktury lub rachunku, jeżeli taki dokument został zamówiony.

Podanie danych dodatkowych jest dobrowolne, chyba że ich podanie wynika z obowiązujących przepisów prawa.

10. Źródło pochodzenia danych

Jeżeli dane nie zostały przekazane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą, mogły zostać pozyskane:

1. od osoby dokonującej rezerwacji dla większej liczby gości;
2. od członka rodziny lub innej osoby organizującej pobyt;
3. z portalu lub systemu rezerwacyjnego, za pośrednictwem którego dokonano rezerwacji;
4. od operatora płatności — w zakresie informacji potrzebnych do potwierdzenia zapłaty.

W takim przypadku przetwarzane są przede wszystkim dane identyfikacyjne, kontaktowe oraz informacje dotyczące planowanego pobytu.

Osoba dokonująca rezerwacji dla innych gości powinna przekazać im niniejszą klauzulę informacyjną.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Gości decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na daną osobę.

Portale rezerwacyjne i operatorzy płatności mogą stosować własne rozwiązania automatyczne, zgodnie z zasadami opisanymi w ich politykach prywatności.

12. Brak zgody marketingowej

Dane przekazane w związku z rezerwacją i pobytem nie będą wykorzystywane do przesyłania ofert handlowych, newsletterów ani innych materiałów marketingowych bez odrębnej podstawy prawnej.

Akceptacja regulaminu Obiektu lub potwierdzenie zapoznania się z niniejszą klauzulą nie oznacza wyrażenia zgody na marketing.